Kısa cevap: Vadesi geçmiş alacak için kademeli gitmek makul bir düzendir: vade gününde nazik bir hatırlatma, 7. günde kısa, 14. günde net, 30. günde son uyarı. Her mesajda tutar, vade, kaç gündür açık olduğu ve IBAN bulunsun; müşteri ödediyse mesajı dikkate almamasını söyle. Aşağıda Vadegeldi'nin kendi şablonlarından beş hazır örnek var.
Hatırlatma ne zaman ve hangi tonla gitmeli?
Amaç müşteriyi köşeye sıkıştırmak değil, unutulmuş ya da gözden kaçmış bir ödemeyi kolayca kapatılır hâle getirmek. Bu yüzden ton her adımda bir kademe sertleşir, ama hiçbir adımda tehdit içermez.
| Gün | Ton | Ne yapar |
|---|---|---|
| Vade günü | Nazik | Unutulmuş olabilir; bakiyeyi ve ödeme bilgisini önüne koyar. |
| 7. gün | Kısa | "Ödediyseniz dikkate almayın" diyerek kapıyı açık bırakır. |
| 14. gün | Net | Ödemeyi bu hafta beklediğini söyler, sorun varsa yanıtlamasını ister. |
| 30. gün | Son uyarı | Bunun son hatırlatma olduğunu açıkça yazar, çözüm için yanıt yolunu açık tutar. |
Bu takvim Vadegeldi'nin varsayılan kadansıdır (vade günü, 7., 14. ve 30. gün); işletmene göre günleri değiştirebilirsin. Müşteri sana bir ödeme tarihi söylediyse o tarihe kadar yeni mesaj gönderme; söz tutulmazsa ertesi gün ayrı bir metinle dön (5. örnek).
5 hazır alacak hatırlatma metni
Aşağıdaki metinler Vadegeldi'nin gönderdiği gerçek şablonlardır; örnekte müşteri "Yılmaz Hırdavat", firma "Demir Nalburiye", tutar 12.500 ₺. Kendi bilgilerinle değiştirip kullanabilirsin.
1. Vade günü: nazik hatırlatma
Konu: 12.500 ₺ bakiyeniz bugün vadesinde
Yılmaz Hırdavat merhaba, 17 Eyl vadeli 12.500 ₺ tutarındaki bakiyenizi hatırlatmak istedik. Açık kalemleriniz ve IBAN bilgimiz aşağıdadır. İyi çalışmalar, Demir Nalburiye
2. 7. gün: kısa hatırlatma
Konu: Hatırlatma: 12.500 ₺ bakiyeniz 7 gündür açık
Yılmaz Hırdavat merhaba, 17 Eyl vadeli 12.500 ₺ bakiyeniz 7 gündür açık. Ödemeyi yaptıysanız bu e-postayı dikkate almayın; IBAN bilgimiz aşağıdadır. Demir Nalburiye
3. 14. gün: net hatırlatma
Konu: Bakiyeniz 14 gündür açık: 12.500 ₺
Yılmaz Hırdavat merhaba, 17 Eyl vadeli 12.500 ₺ tutarındaki bakiyeniz 14 gündür açık. Ödemenizi bu hafta bekliyoruz; bir sorun varsa bu e-postayı yanıtlamanız yeterli. Demir Nalburiye
4. 30. gün: son uyarı
Konu: Son hatırlatma: 12.500 ₺ bakiyeniz 30 gündür açık
Yılmaz Hırdavat merhaba, 12.500 ₺ tutarındaki bakiyeniz 30 gündür açık. Bu konudaki son hatırlatmamızdır; ödemeyi bugün yapmanızı rica ederiz. Bir sorun varsa bu e-postayı yanıtlayın, birlikte çözelim. Demir Nalburiye
5. Verilen ödeme sözü tutulmadığında
Konu: 20 Eyl için verdiğiniz ödeme sözü
Yılmaz Hırdavat merhaba, 20 Eyl tarihinde ödeme yapacağınızı belirtmiştiniz; hesabımızda 12.500 ₺ tutarında bakiye hâlâ açık görünüyor. Ödemeyi yaptıysanız bu e-postayı dikkate almayın. Açık kalemleriniz ve ödeme bilgilerimiz aşağıdadır. Demir Nalburiye
Bir müşterinin birden fazla açık kalemi varsa mesajı kalem kalem değil, tek e-postada topla: kalem sayısı, toplam tutar ve en eski kalemin vadesi yeter; ayrıntıyı e-postanın altındaki kalem listesine bırak.
İyi bir hatırlatma mesajında neler olmalı?
- Tutar ve vade: müşterinin hangi borçtan söz ettiğini aramadan anlaması için (fatura numarası ya da tarih).
- Kaç gündür açık olduğu: gecikmeyi rakamla söylemek suçlamadan daha nettir.
- Ödeme bilgisi: banka adı, IBAN ve alıcı adı mesajın içinde olsun; müşteri ayrıca sormak zorunda kalmasın.
- "Ödediyseniz dikkate almayın": ödeme yolda olabilir; bu cümle hem nezaket hem güvenlik payıdır.
- Yanıt yolu: sorun varsa e-postayı yanıtlaması yeterli olsun; yanıt doğrudan sana ulaşmalı.
Hatırlatma yazarken nelerden kaçınmalı?
- Tehdit, hakaret ya da alaycı ifade: hem ilişkiyi bozar hem sana sorun çıkarabilir.
- Borcu müşterinin çalışanlarına, komşularına ya da başka üçüncü kişilere açıklamak; mesajı yalnızca muhatabına gönder.
- Aynı gün içinde peş peşe mesaj; kademeli takvime sadık kal.
- Ödemesi gelmiş ya da itiraz edilmiş bir kalem için hatırlatma göndermek.
Hatırlatma e-postası ihtarname yerine geçer mi?
Hayır. Bu e-postalar dostane bir hatırlatmadır; noter ihtarnamesi, KEP ile gönderilen ihtar ya da icra takibi değildir ve Vadegeldi hukuki takip yürütmez. Genel kural olarak, tarafların birlikte belirlediği vade gününde borçlu o günün geçmesiyle ayrıca ihtar gerekmeden temerrüde düşer (TBK m. 117/2); ancak temerrüt faizi, ihtar ve icra gibi hukuki adımlar için somut durumunu bir avukatla değerlendir.
Bu metinleri her sabah kendin yazıp göndermek yerine Vadegeldi'nin nasıl çalıştığına bak: kadansı seçersin, gidecek mesajlar onayına düşer, ödeme gelince kalan adımlar iptal olur.
Sık sorulanlar
Hatırlatma e-postası kaç günde bir gönderilmeli?
Sık göndermek yerine kademeli gönder: vade günü, 7., 14. ve 30. gün. Aynı gün birden fazla mesaj atma. Vadegeldi'nin varsayılan kadansı budur; günleri istersen değiştirirsin. Aynı kişiye makul sıklığın ötesinde mesaj göndermek Vadegeldi kullanım koşullarında da yasaktır.
Alacak hatırlatması için SMS mi, WhatsApp mı, e-posta mı?
Vadegeldi yalnızca e-posta gönderir; SMS ve WhatsApp desteği yok. E-postada tutar, açık kalemler ve IBAN tek mesajda gider ve yazılı bir kayıt olarak iki tarafta da kalır. Müşterin telefonla ulaşmayı tercih ediyorsa aramayı ve notunu müşteri sayfasına ayrıca kaydedersin.
Müşteri faturaya itiraz ederse hatırlatmalar durur mu?
Vadegeldi'de itirazlı kalem hatırlatmalara girmez; itiraz kaldırılana kadar o kalem için mesaj gitmez. Tacirler arasında düzenlenen faturaya itiraz için alındığından itibaren sekiz günlük bir süre vardır (TTK m. 21/2); somut durumun için avukata danış.
Müşteri ödemeyi yaptıysa hatırlatma gitmeye devam eder mi?
Hayır. Vadegeldi'de tahsilatı girince bakiye kapanıyorsa kalan hatırlatma adımları kendiliğinden iptal olur. Elle takip ediyorsan bunu her mesajdan önce kendin kontrol etmen gerekir; ödeme yapmış birine "borcunuz var" yazmak sık yapılan ve ilişkiyi zedeleyen bir hatadır.
Diğer rehberler
- Cari hesap takibi nasıl yapılır? Excel ile adım adım
- Tahsilat süresi (DSO) nasıl hesaplanır? Formül ve örnek
- Alacak takip programı seçerken sorulacak 7 soru
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir. Ödeme ihtilafı, ihtar ya da icra gibi hukuki adımlar için somut durumunla bir avukata danış.