Kısa cevap: Cari hesap takibi, her müşteri için satışları (borç), tahsilatları (alacak) ve aradaki farkı (bakiye) tarih sırasıyla tutmaktır. Excel'de tek bir tabloyla yapılır: her satır bir satış ya da tahsilattır, bakiye müşteri bazında toplanır, açık kalemler vade tarihine göre yaşlandırılır. Zor olan kaydı tutmak değil, vadesi geçenleri zamanında fark edip müşteriye yazmaktır.
Cari hesap nedir, veresiyeden farkı ne?
Cari hesap, bir müşteriyle aranızdaki borç-alacak ilişkisinin tek bir hesapta tutulmasıdır. Günlük dilde "veresiye" ya da "açık hesap" dediğimiz satış biçimi, yani malı bugün verip parayı sonra almak, cari hesapta borç olarak yazılır; sonradan gelen ödeme alacak olarak yazılır. İkisi aynı işin iki adıdır: veresiye satışın kendisi, cari hesap ise onun kaydıdır.
Excel'de cari hesap tablosu nasıl kurulur?
Tek bir sayfada her satır bir hareket olsun: ya bir satış ya da bir tahsilat. Sütunlar şöyle olabilir:
| Tarih | Müşteri | Belge | Borç (satış) | Alacak (tahsilat) | Vade |
|---|---|---|---|---|---|
| 03.09.2026 | Yılmaz Hırdavat | Fatura 2041 | 12.500 | 17.09.2026 | |
| 05.09.2026 | Kaya Market | Satış | 18.400 | 20.09.2026 | |
| 09.09.2026 | Yılmaz Hırdavat | Havale | 5.000 | ||
| 11.09.2026 | Kaya Market | Satış | 6.000 | 25.09.2026 |
Müşteri bakiyesi, o müşterinin toplam borcu eksi toplam alacağıdır. Türkçe Excel'de (B sütunu müşteri, D borç, E alacak):
=ETOPLA(B:B; "Yılmaz Hırdavat"; D:D) - ETOPLA(B:B; "Yılmaz Hırdavat"; E:E)
Örnekte Yılmaz Hırdavat için 12.500 − 5.000 = 7.500 ₺ bakiye çıkar. İngilizce Excel'de aynı işlev SUMIF adını taşır.
Tahsilat hangi borca mahsup edilir?
En yaygın kural, gelen ödemeyi müşterinin en eski borcundan başlayarak düşmektir. Böylece vadesi en çok geçmiş kalem önce kapanır ve hangi faturanın ödendiği tartışması azalır. Vadegeldi'de tahsilat girilince tutar en eski alacaktan başlayarak dağıtılır; istersen elle değiştirirsin.
Vade analizi (yaşlandırma) nasıl yapılır?
Her açık kalem için gecikme gününü hesapla: bugünün tarihi eksi vade tarihi, negatifse sıfır. Türkçe Excel'de vade F sütunundaysa:
=MAK(0; BUGÜN() - F2)
Sonra kalemleri gecikme gününe göre şu gruplara ayır ve her grubun toplamını al:
| Grup | Anlamı | Genelde ne yapılır |
|---|---|---|
| Vadesi gelmemiş | Ödeme günü daha gelmedi | Bir şey yapma; vade gününü takvime yaz. |
| 1–7 gün | Yeni gecikme | Kısa, nazik bir e-posta yeter. |
| 8–14 gün | Gecikme oturuyor | Net bir hatırlatma gönder, ödeme tarihi sor. |
| 15–30 gün | Ciddi gecikme | Ara, söz al, sözü tarihiyle not et. |
| 30+ gün | Risk | Yeni satışı gözden geçir, gerekirse hukuki danışmanlık al. |
Vadegeldi panelindeki "Gecikme süresi" kartı aynı grupları (vadesi gelmemiş, 1–7, 8–14, 15–30, 30+ gün) kendiliğinden hesaplar.
Haftalık cari takip rutini
- Haftanın satışlarını ve tahsilatlarını tabloya gir.
- Vade analizini yenile; hangi grupta ne kadar para olduğuna bak.
- 1–14 gün gecikenlere hatırlatma e-postası gönder.
- 15 günü geçenleri ara; müşteri tarih verdiyse tarihi ve tutarı not et.
- Ay sonunda her müşterinin bakiyesini müşteriyle karşılaştır; fark varsa hemen çöz.
Excel'in sınırı nerede başlıyor?
- Hatırlatmayı sen yazıp gönderirsin; unuttuğun gün kimseye mesaj gitmez.
- Ödeme gelince daha önce planladığın hatırlatmayı durdurmak senin elindedir.
- Ödeme sözü, çek ve itiraz gibi durumlar için ayrı bir not düzeni gerekir.
- Birden fazla kişi aynı dosyada çalışınca son kaydeden kazanır.
Vadegeldi Excel dosyanı içe aktarır: ilk satırı başlık sayar, müşteri, tutar ve vade sütunlarını tahmin eder (yanlışsa sen düzeltirsin), gerisi kadansa göre kendiliğinden yürür. Ayrıntı için nasıl çalışır bölümüne bak. Tahsilatta gecikmenin sana maliyetini görmek için de DSO rehberine göz at.
Sık sorulanlar
Veresiye defteri yerine Excel yeter mi?
Kayıt için yeter. Sınır, vadesi geçeni fark etmek ve her müşteriye ayrı ayrı yazmak elle kaldığında başlar: Excel bakiyeyi söyler ama kimseye kendiliğinden hatırlatma göndermez ve ödeme gelince eski hatırlatmayı durdurmaz.
Cari hesap ekstresi nedir?
Bir müşterinin belirli bir dönemdeki satışlarını, tahsilatlarını ve bakiyesini tarih sırasıyla gösteren dökümdür. Vadegeldi'de her müşteri için yazdırılabilir bir ekstre ve müşterinin giriş yapmadan bakiyesini görebildiği bir ekstre sayfası vardır.
Müşteri bakiyesi nasıl hesaplanır?
Bakiye, müşteriye yapılan toplam satış (borç) eksi müşteriden alınan toplam tahsilattır (alacak). Çekle ödeme aldıysan çek tahsil edilene kadar bakiyeyi düşürme; karşılıksız çıkarsa borç yeniden açılır. Vadegeldi çeki bu şekilde ele alır.
Vade analizi (yaşlandırma) neden gerekli?
Aynı toplam bakiye, 3 gündür açık olduğunda ve 60 gündür açık olduğunda farklı davranış ister. Yaşlandırma, açık kalemleri gecikme gününe göre gruplar; hangi müşteriyi önce arayacağını ve kime yalnızca hatırlatma göndereceğini gösterir.
Diğer rehberler
- Vadesi geçmiş alacak hatırlatma mesajı: 5 hazır örnek
- Tahsilat süresi (DSO) nasıl hesaplanır? Formül ve örnek
- Alacak takip programı seçerken sorulacak 7 soru
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir. Ödeme ihtilafı, ihtar ya da icra gibi hukuki adımlar için somut durumunla bir avukata danış.